GÖREVİN ADI               : Şef

GÖREVİN KAPSAMI     : Daire Başkanlıkları

1.    GÖREVİN KISA TANIMI

Gümüşhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak, Daire Başkanlığındaki gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik, verimlilik ilkelerine ve görevi kapsamındaki mevzuata uygun olarak yürütülmesi amacıyla bulunduğu birimin görevlerini yapar.

 

2.      GÖREVİ VE SORUMLULUKLARI

2.1    Şef, Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,

2.2    Başkanlığa gelen her türlü evrakın imza karşılığı alınmasını, kayıt edilmesini ve ilgilisine iletilmesini sağlamak,

2.3    Amirin talepleri doğrultusunda incelenen evrakların ilgili alt birimlere gereğinin yapılması için dağıtımını sağlamak,

2.4    Daire Başkanı tarafından yazılması talep edilen yazıların kurallara uygun olarak kısa sürede yazılmasını sağlamak,

2.5    Başkanlığa gelen ve dosyalanması gereken evrakı, kayıt işleminden sonra sınıflandırarak konularına göre dosyalanmasını, Başkanlıktan havale edilerek çıkan evrakın kayıt edilerek dağıtımının yapılmasını sağlamak,

2.6    Giden evrakların birer suretlerinin ilgili dosyalarda muhafazasını sağlamak,

2.7    Daire Başkanlığı personelinin özlük hakları ile ilgili konuların takip edilmesini, izin ve rapor gidiş - dönüş tarihlerinin Personel Daire Başkanlığına yazıyla bildirilmesini sağlamak,

2.8    Yıl sonu itibariyle saklanması, yok edilmesi ve arşive gönderilmesi gereken evrakın belirlenerek söz konusu işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak,

2.9    Birimin gereksinimi olan her türlü kırtasiye malzemelerinin alınmasını, fax, fotokopi makinesi, bilgisayar v.b. demirbaşın korunması ve bakımlarının yapılmasını, bunlara ait kayıtların tutulmasını sağlamak,

2.10 Personele ait yıllık izin listelerinin yapılmasını ve onaya sunulmasını sağlamak,

2.11 Üst makamlardan birime gelen emir, talimat ve yönerge v.b. duyuruları personele imza karşılığı tebliğ ederek dosyalanmasını sağlamak,

2.12 Birim çalışanlarının ödenek, tazminat, masraf, yolluk ve diğer mali haklar ve izin işlemlerinin ilgili birimler ile eşgüdüm içerisinde yürütülmesini sağlamak,

2.13 Gelen - giden yazıları, şikayetlerle ilgili bilgileri ve saklanması gerekli diğer belgelerin dosyalanmasını sağlamak,

2.14 Daire Başkanı ve Şube Müdürü’nün vereceği benzeri görevleri yapmak.

 

3. YETKİLERİ

3.1 Bulunduğu birimin memurları tarafından hazırlanan yazı ve dosyaları içerik ve biçim yönünden inceleyerek gerekli düzeltmelerin yapılmasını sağlamak,

3.2 Evrak dosyalarında bulunan numara, tarih, gideceği yer, imza ve benzeri eksiklikleri inceleyerek gerekli önlemleri almak,

3.3 Tamamlanmış olan evrak ve dosyaları ilgililere dağıtarak kontrollerini yaptırma ve sevk memurlarına verilmesini sağlamak,

3.4 İşlemi bitmemiş evrakı ilgili memuru ile birlikte izleyerek sonuçlandırmak,

3.5 Gelen ve giden evrakın kayıt, çoğaltma, dağıtım, dosyalama, sevk ve arşivleme hizmetlerini izlemek ve yapılmasını sağlamak,

3.6 Gizliliği olan evrak, dosya ve diğer bilgiler için mevzuata uygun önlemleri almak,

3.7 Birimindeki memurların devam ve çalışmalarını izlemek, işlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak.

 

4. EN YAKIN YÖNETİCİ

Şube Müdürü

 

5. ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI

Memur

 

6. BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER

6.1 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak,

6.2 En az iki yıllık yüksekokul mezunu olmak,

6.3 Yaptığı iş ile ilgili mevzuatı bilmek,

6.4 Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak,

 

 7. İDARİ SORUMLULUK

            Şef, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Şube Müdürü ve Daire Başkanı’na karşı sorumludur.